Automatización de los procesos de vinculación SARLAFT, gestión documental y seguimiento de cotizaciones en Transmares Logística S.A.S. mediante herramientas de Google Workspace y Gemini
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Transmares Logística S.A.S. currently manages three key commercial-area processes
manually: client onboarding under the Risk Management System for Money Laundering and
Terrorism Financing (SARLAFT), the associated document management, and the handling of
commercial requests. To address this, an automation solution was designed and implemented
through Google Workspace Studio flows powered by Gemini.
Verifying the validity of SARLAFT documents and attending to priority emails, when done
manually, causes response delays, loss of traceability, and compliance risk under Resolution
2328 of 2025 issued by the Superintendency of Transportation. To address this problem, a
descriptive qualitative research approach was developed, based on direct observation of the
commercial area, which made it possible to identify the main workflow inefficiencies and design
three automated solutions: immediate notification of priority emails, a daily summary of unread
emails, and automatic extraction of validity dates from PDF documents. This automation is
expected to reduce response times, improve the commercial team's daily organization, and speed
up document verification, thereby strengthening the company's regulatory compliance.
Description
Transmares Logística S.A.S. gestiona actualmente de forma manual tres procesos clave
de su área comercial: la vinculación de clientes bajo el Sistema de Administración del Riesgo de
Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), la gestión documental asociada y
la atención de solicitudes comerciales. Para resolver esto, se diseñó e implementó una solución
de automatización mediante flujos de Google Workspace Studio potenciados por Gemini.
La verificación de vigencia de los documentos SARLAFT y la atención de correos
prioritarios, al hacerse manualmente, generan demoras en la respuesta, pérdida de trazabilidad y
riesgo de incumplimiento frente a la Resolución 2328 de 2025 de la Superintendencia de
Transporte. Para abordar este problema, se desarrolló una investigación cualitativa de tipo
descriptivo, apoyada en la observación directa del área comercial, que permitió identificar las
principales ineficiencias del flujo de trabajo y diseñar tres soluciones automatizadas: notificación
inmediata de correos prioritarios, resumen diario de correos no leídos y extracción automática de
fechas de vigencia desde documentos PDF. Se espera que esta automatización reduzca los
tiempos de respuesta, mejore la organización diaria del equipo comercial y agilice la verificación
documental, fortaleciendo así el cumplimiento normativo de la compañía.
Keywords
automatización, SARLAFT, Google Workspace Studio, Gemini, gestión documental.