Implementación de un formulario único para la integración de los procesos de la cadena financiera durante el año 2025 en la Universidad Nacional de Colombia
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Abstract
This research analyzes the feasibility and potential impact of implementing a unified form for the integration of financial chain processes at the National Financial and Administrative Management of the Universidad Nacional de Colombia during 2025. The identified problem lies in the fact that the four areas of the operational management component (contracting, budget, accounting and treasury) operate through heterogeneous tools such as Excel formats, emails and non-integrated information systems, generating information fragmentation, duplicate records, administrative rework and loss of traceability in the monitoring of procedures.
The study employs a mixed-methods approach (quantitative and qualitative) with a descriptive-evaluative scope and a non-experimental longitudinal design. Starting from a unified form proposal designed by the authors as a response to the identified institutional needs, the research aims to evaluate its potential impact on information traceability, operational efficiency, and process control. The study population comprises 26 officials distributed across the four operational management areas, addressed through a full census. Data collection techniques include structured surveys with Likert scales, semi-structured interviews with key informants, documentary analysis and non-participant observation. The theoretical framework draws on Business Process Management (BPM), Organizational Information Systems theory, information traceability, the COSO and MECI internal control frameworks, and quality standardization principles under ISO 9001 and ISO 9000.
Keywords: unified form, financial chain, process integration, traceability, business process management, internal control, administrative efficiency, Universidad Nacional de Colombia.
Description
Esta investigación analiza la viabilidad y el impacto potencial de implementar un formulario unificado para la integración de los procesos de la cadena financiera en la Dirección Nacional Financiera y Administrativa de la Universidad Nacional de Colombia durante el año 2025. El problema identificado radica en que las cuatro áreas del componente de gestión operativa (contratación, presupuesto, contabilidad y tesorería) operan mediante herramientas heterogéneas como formatos de Excel, correo electrónico y sistemas de información no integrados, lo que genera fragmentación de la información, registros duplicados, retrabajo administrativo y pérdida de trazabilidad en el seguimiento de los procedimientos.
El estudio emplea un enfoque de métodos mixtos (cuantitativos y cualitativos) con un alcance descriptivo-evaluativo y un diseño longitudinal no experimental. Partiendo de una propuesta de formulario unificado diseñada por los autores como respuesta a las necesidades institucionales identificadas, la investigación busca evaluar su impacto potencial en la trazabilidad de la información, la eficiencia operativa y el control de procesos. La población de estudio comprende 26 funcionarios distribuidos en las cuatro áreas de gestión operativa, seleccionados mediante un censo completo. Las técnicas de recolección de datos incluyen encuestas estructuradas con escalas Likert, entrevistas semiestructuradas con informantes clave, análisis documental y observación no participante. El marco teórico se basa en la Gestión de Procesos de Negocio (BPM), la teoría de Sistemas de Información Organizacionales, la trazabilidad de la información, los marcos de control interno COSO y MECI, y los principios de estandarización de la calidad según las normas ISO 9001 e ISO 9000.
Keywords
formulario único, cadena financiera, integración de procesos, gestión por procesos, control interno, Universidad Nacional de Colombia