Modelo de organización documental enfocado en los negocios internacionales para el Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Económicos de la Cancillería de Colombia
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Abstract
This improvement plan proposes a document organization model for the Economic Affairs Working Group of the Colombian Ministry of Foreign Affairs, developed from an international business perspective. The study identified that, although the current document management structure complies with institutional archival regulations through the Records Retention Schedule and the Electronic Records Management System (ERMS), it presents limitations regarding thematic consultation, cross-functional information analysis, and the strategic use of documents.
To address these challenges, a document organization model was designed based on three analytical axes: international scenarios, relations with multilateral organizations, and international business dynamics. The proposal incorporates complementary classification criteria, including analytical axis, process type, strategic priority, and status, aiming to improve information retrieval, strengthen knowledge management, and support decision-making processes within the department.
The proposed model enhances the existing archival structure without replacing it, adding an analytical layer that facilitates thematic classification and consultation of documents. The findings suggest that its implementation could improve document retrieval processes, support the monitoring of international affairs, and transform the archive into a strategic source of information for institutional analysis. Furthermore, the proposal is considered feasible, as it takes advantage of the technological infrastructure currently available and can be implemented progressively with limited additional resources.
Description
Este trabajo presenta una propuesta de mejoramiento para la organización documental del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Económicos del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, desde una perspectiva orientada a los negocios internacionales. El diagnóstico realizado evidenció que, aunque la estructura documental existente cumple con los lineamientos de archivo institucionales mediante la Tabla de Retención Documental (TRD) y el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), presenta limitaciones para la consulta temática, en análisis transversal de la información y el aprovechamiento estratégico de los documentos.
Como repuesta a esta situación, se diseñó un modelo de organización documental basado en tres ejes analíticos: escenarios internacionales, relaciones con organismos multilaterales y dinámicas de los negocios internacionales. La propuesta incorpora criterios complementaros de clasificación, como eje analítico, tipo de proceso, prioridad estratégica y estado de seguimiento, con el fin de facilitar la recuperación de la información, fortalecer la gestión del conocimiento y apoyar la toma de decisiones dentro de la dependencia.
Los resultados demuestran que la implementación de este modelo permitiría optimizar los procesos de consulta documental, mejorar el seguimiento de asuntos internacionales y potenciar el uso del archivo como una herramienta de análisis estratégico. Además, se concluye que la propuesta es viable, ya que aprovecha la infraestructura tecnológica existente y puede implementarse de manera gradual, contribuyendo al fortalecimiento de las capacidades analíticas y de gestión institucional del área.
Keywords
gestión documental, negocios internacionales, organismos multilaterales, análisis estratégico, gestión del conocimiento, análisis de información